Lääkehankinta 2020-2021
PSHP:n ja Taysin erityisvastuualueen lääkevalmisteiden ja niihin rinnastettavien tuotteiden hankintailmoitus 2019-003354 on julkaistu Hilma-ilmoituskanavassa. Tarjousten viimeinen jättöpäivä on perjantai 15.3.2019 klo 15.30.
Hankintayksikkö on vastannut kaikkiin määräaikaan mennessä tulleisiin kysymyksiin (tarjouspyynnön sisältö 34 kpl, KILPO 27 kpl ja ESPD 6 kpl). Uusia kysymyksiä ja vastauksia ei julkaista enää tarjouspyynnön sisältöä ja ESPD:tä koskien. KILPOa koskeviin teknisiin kysymyksiin annettuja vastauksia saatetaan julkaista vielä tarjouksen jättöhetkeen asti. (4.3.2019)
Tarjouspyynnöstä esitetyt kysymykset ja vastaukset
A) TARJOUSPYYNNÖN SISÄLTÖ:
A1) Tarjouspyynnön liite 4 Tarjouspyyntöä koskevat vaatimukset >> Kyllä/Ei -kysymyksiin pyydetään ”kyllä”-vastauksia, poikkeuksena mainitaan kohta 9. >> Kohta 7.1. Tarjoajan tarjoukseensa mahdollisesti liittämät omat sopimusehdot
-vastataanko siis tähänkin “kyllä”, vaikka omia sopimusehtoja ei tarjoajalla ole?
Kysymykseen tulee vastata ”Kyllä”, jotta tarjous hyväksytään.
A2) Tarjouspyynnön liite 4 Tarjouspyyntöä koskevat vaatimukset >> Kyllä/Ei -kysymyksiin pyydetään ”kyllä”-vastauksia, poikkeuksena mainitaan kohta 9. >> Kohta 9. Tarjoajaa koskevien soveltuvuuskriteerien tarkastaminen
-tässä pyydetään hyväksyntää yhteistyölle HUS Apteekin kanssa, mutta liitteen ohjeistuksen voi ymmärtää niin, että tähän pitäisi vastata “ei”. Voitteko tarkentaa tarkoittaako alun ohjeistus poikkeusta “kyllä”-vastauksiin vai poikkeusta poissulkemiseen tarjouskilpailusta (jos tarjoaja vastaa tähän “ei”)?
Ohjeistus tarkoittaa sitä, että Tarjoajalla on oman yrityksensä osalta mahdollisuus kieltää PSHP:n sairaala-apteekin tarkistamisyhteistyö HUS Apteekin kanssa. Jos kysymykseen vastaa ”Ei”, tarjousta ei suljeta pois tarjouskilpailusta.
A3) Tarjouspyynnön 1/2019 liitteessä 2 “hankinnan kohde” kerrotaan, että tarjouspyyntö ei koske virukseen vaikuttavista lääkeaineista ATC-ryhmiä J05AE, J05AF, J05AG, J05AR jne., jotka kilpailutetaan erikseen. Milloin nämä ryhmät kilpailutetaan?
Nämä ryhmät kilpailutetaan todennäköisesti HUS Apteekin toimesta myöhemmin tämän vuoden aikana.
A4) Onko monoklonaalisille vasta-aineille tai parenteraalisille solunsalpaajille erillinen tuoteliitetiedosto, joka tulisi liittää tarjoukseen?
Tarjouspyynnössämme ei ole erillistä vaatimusta monoklonaalisten vasta-aineiden tai parenteraalisten solunsalpaajien tuotetiedoista, mutta niitä voivat koskettaa tarjouspyynnön liitteen 5 kohdat 2, 3 ja 5, joissa pyydetään valmistetietoja.
A5) Tuleeko lääkevalmisteille laittaa tarjouksen tuotteet sivulla tuotteen lisätiedot kohtaan laittaa jakelijan tuotenumero?
Lääkevalmisteet tarjotaan vnr:llä, joten jakelijan mahdollista omaa tuotenumeroa ei tarvitse ilmoittaa.
A6) Huomasimme, että tuote Peptamen Junior Advance on KILPO-portaalissa väärässä ATC-luokassa V06DB08 ja väärässä geneerisessä tasossa eli "Peptidejä sisältävät letkuravintovalmisteet ravintoval 500". Sen tulisi olla ATC-koodin V06DB23 alla ja geneerisessä tasossa "Lasten erityisletkuravintovalmisteet ravintoval 500". Tämä vääristää kulutusmääriä, joten onko mahdollista saada tuotetta siirrettyä oikeaan luokkaan?
Peptamen Junior Advance 500ml lasten letkuravintovalmiste on aineistossa väärällä ATC-koodilla ja väärässä geneerisessä tasossa, mutta emme voi korjata sitä enää KILPOon. Tässä ovat oikeat toimitusluvut:
"Peptidejä sisältävät letkuravintovalmisteet ravintoval 500" ja pakkauskoko 12
Kulutus pakkauksina 454
Kulutus 5448
"Lasten erityisletkuravintovalmisteet ravintoval 500" ja pakkauskoko 12
Kulutus pakkauksina 10
Kulutus 120
A7) Kohdassa B05ZA löytyy hemodialyysikonsentraateista vain A-konsentraatti ja B-konsentraatti puuttuu. Voisitteko ystävällisesti lisätä geneerisen tason tarjottavalle B-konsentraatille.
Olemme pyytäneet tarjouksen vain A-konsentraateista.
A8) Missä ATC-luokassa voi tarjota jalkavoiteita?
Niitä voi tarjoa ATC-luokassa D02A Pehmentävät ja suojaavat valmisteet.
A9) Jos jalkavoiteessa on hypoallerginen hajuste, voiko sitä tarjota?
Ei voi. Tarjouspyynnön liitteessä 2 on mainittu, että ihotautilääkkeiden osalta tarjouspyyntö ei koske mitään hajustettuja tuotteita.
A10) Olisi kysymys tuosta puitesopimuksen allekirjoittamisesta: itse olen tällä hetkellä ainoana suomenkielisenä työntekijänä yhteyshenkilö tarjouspyyntöön liittyviin asioihin. Minulla ei ole kuitenkaan valtuuksia allekirjoittaa kyseistä sopimusta, mikäli sellainen syntyy. Täytyykö allekirjoittajan olla Suomessa asuva henkilö? Minulle se tullaan lähettämään, mutta täytyykö allekirjoittajan olla sama henkilö?
Allekirjoittajan ei tarvitse olla Suomessa asuva henkilö. Olemme havainneet, että ulkomaille ei-suomenkieliselle allekirjoittajalle suoraan lähettävien puitesopimusten palautumisessa on ollut ongelmia. Sen takia olemme pyytäneet puitesopimuksen lähettämistä varten tarjouspyynnön liitteessä 3B osoitetiedot Suomessa olevalle henkilölle, joka voi tarvittaessa välittää sopimuksen ulkomaille allekirjoitettavaksi mahdollisten omien saatteiden kera.
A11) Kysymys liitteistä: Tarjouspyynnössä ohjeistetaan laittamaan muiden kuin lääkkeiden tuotetiedot tarjouksen tiedot kohdassa. Laitetaanko tähän kohtana myös mahdolliset tutkimustulokset, pakkausselosteet vai voiko ne laittaa tarjousriveille tuotteen kohdalle (lisätiedoissa on mahdollisuus lisätä liitetiedosto)?
Kaikki kyseiset dokumentit on tarkoitus liittää ”Tarjouksen tiedot” välilehdelle ”9. LIITE 5: VALMISTEITA KOSKEVAT VAATIMUKSET JA TIEDOT” kohtaan 4 ”Valmistetiedot muista kuin lääkevalmisteista*”.
A12) Jos valmiste odottaa myyntilupaa, mikä on viimeinen päivä, milloin se pitää vetää pois tarjouksesta?
Asiasta on kerrottu tarjouspyynnön kohdan 1 ”Hankinnan tavoite ja kohde” kolmanneksi viimeisessä kappaleessa sekä liitteen 5 kohdassa 1.1.
A13) Kuuluvatko iholiimat tarjouspyyntöön?
Jos ne eivät ole lääkkeeksi rekisteröityjä valmisteita, niin eivät kuulu. B02BC30-ryhmään kuuluvat lääkkeeksi rekisteröidyt kudosliimat kuuluvat tarjouspyyntöön.
A14) Kuuluuko ATC-koodi D09AB01 hankinnan kohteeseen?
Kyseessä on sinkkiside ilman muita lääkeaineita, ja ne kuuluvat tarjouspyyntöön.
A15) Koskeeko kilpailutus esim. ensihoidon käyttämiä paikallisia hemostaatteja?
Kilpailutus koskee ainoastaan lääkkeeksi rekisteröityjä paikallisesti käytettäviä hemostaatteja, jotka kuuluvat ATC-ryhmään B02BC30.
A16) Onko oikein olettaa, että s. 22 on kirjoitusvirhe eli tarkoitetaan että tarjouspyyntö ei koske J05AP- ryhmää?
Tarjouspyynnössä on virhe eli tarjouspyyntö ei siis koske J05AP-ryhmään kuuluvia C-hepatiitin interferonivapaaseen hoitoon tarkoitettuja lääkevalmisteita, jotka kilpailutetaan erikseen. ATC-ryhmää J05P ei ole olemassa.
A17) Tarjouspyynnön s. 44 kohta 5 ”Valmisteiden muutoshakemukset”: tarkoitetaanko tällä kohdalla lääkevalmisteita vai muita kuin lääkevalmisteita?
Tässä tarkoitetaan kaikkia valmisteita riippumatta siitä, ovatko ne lääkevalmisteita, CE-merkittyjä valmisteita tai muita lääkkeisiin rinnastettavia tuotteita.
A18) Tarjouspyynnön s. 36 kohta 1.2. ”Hinnanalennus sopimuskauden aikana”. Mikä on Asiakkaan hyväksymien hinnanalennustarjousten julkisuus? Informoidaanko niistä sopimuskumppaneita, joiden tuotteita on valittuna samassa vertailuryhmässä tai tuotteita käytetään samoissa käyttöaiheissa?
Tarjoaja voi ilmoittaa hinnanalennuksen antaessaan tarjouksen sisällön liikesalaisuudeksi. Asiakkaan on mahdollista kertoa samassa vertailussa olleille sopimuskumppaneille siitä, että hinnanalennus on annettu ja hyväksytty, mutta sen sisällön sopimuskumppani on halunnut pitää liikesalaisuutena. KORJAUS 28.2.2019: Tarjoaja-sanan tilalla kuuluu olla sana Toimittaja.
A19) Tarjouksessa ei kysytä lääkepurkkien kokoja tai muita erityistietoja ollenkaan. Olenko ymmärtänyt oikein vai olenko jättänyt huomioimatta jonkun liitteen?
Ainoa Tarjoajalta edellytetty lääkepurkkien kokoon tms. liittyvä tieto on pyydetty tarjouspyynnön liitteen 5 kohdassa 15. ”Tablettien ja kapseleiden pyöreät purkkipakkaukset”.
A20) Lääkkeidemme valmisteyhteenvedot löytyvät tarjouspyynnössä luetelluista lähteistä. Toivotteko tämän lisäksi jokaisesta tarjottavasta lääkevalmisteesta tuoteliitettä, jossa on lyhyesti kuvattu valmisteen ominaisuudet?
Tarjouspyynnön kohdassa 7. ”Tarjouksen laatiminen” sanotaan ”Tarjoukseen tulee liittää ainoastaan tarjouspyynnössä ja sen liitteissä pyydetyt liitteet. Asiakas ei huomioi tarjouksen mahdollisia ylimääräisiä liitteitä.” Emme siis toivo kysyjän mainitsemia ylimääräisiä tiivistelmiä.
A21) Onko oikein olettaa tarjouspyynnön sivulla 44 kuvatusta kohdasta 5. että mahdollisen vertailussa merkityksellisen muutoshakemuksen on oltava jätettynä viranomaiselle tarjouksen jättöhetkellä 15.3.2019?
Emme edellytä sitä, että muutoshakemus olisi jätetty viranomaiselle tarjouksen jättöhetkeen mennessä.
A22) Keskoskorvikkeista ja rintamaidontäydentäjistä mitä vertailuhintaa käytetään verrattaessa tuoteryhmiä? Eri jauhevalmisteistahan tulee eri määrät valmista liuosta, eli mitä verrataan euroa/ml vai jonkin muu?
Vertailussa käytetään käyttöohjeen mukaisesti keskenään vastaavien annosten hintoja.
A23) Miten verrataan ATC luokan V06DX01 ruoansakeuttamisvalmisteet, annoskoot vai jonkin muu?
Vertailussa käytetään käyttöohjeen mukaisesti keskenään vastaavien annosten hintoja.
A24) Voiko kliinisistä ravintovalmisteista liittää tarjoukseen mukaan yhden yhtenäisen pdf-liitteen, jossa on koottuna kaikki vaadittu tieto eri tuotteista (viite Tarjouspyyntö sivu 43 kohta 4). Perusteluna on se tosiasia, että tuotteita on monilla eri tuotenimillä ja tällöin kustakin eri nimisestä tuotteista tuli toimittaa oma irrallinen liite. Toinen ehdotettu vaihtoehto olisi yksi liite, jossa koottuna täydennysravintovalmisteet ja yksi liite jossa koottuna letkuravintovalmisteet jne.
Tarjouspyynnön liitteen 5 kohdassa 4 on ohjeistettu, että dokumentit koskevat aina yhtä valmistetta. Tämä nopeuttaa hankintayksikön tarkistustyötä sekä mahdollistaa sen, että lääkehankintojen asiantuntijatyöryhmien jäsenille voidaan välittää juuri oikeat tuotetiedot. Mikäli samaa kliinistä ravintovalmistetta tarjotaan eri makuina, Tarjoaja voi toimittaa näistä valmisteista vain yhden tuotedokumentin (liitteen) kunhan se sisältää kaikista tarjottavista mauista pyydetyt tiedot.
A25) Missä vaiheessa kliinisistä täydennysravintovalmisteista tulee toimittaa näytteet?
Emme ole pyytäneet kliinisistä täydennysravintovalmisteista näytteitä. Tilaamme niitä tarvittaessa koekäyttöön tarjouspyynnön kohdan 10.6 mukaisesti.
A26) Milloin arvioitte julkaistavan tarjouspyyntö bevasitsumabille, rituksimabille ja trastutsumabille?
Myöhemmin tänä vuonna. Tarkemmasta aikataulusta ei ole vielä tietoa.
A27) Hintatietojen asianosaisjulkisuus ei ole tekstissä täysin selkeä, joten voisitteko selventää oheisia ilmaisuja:
a) Tarjouspyynnön kohta 6: ”Vertailuun vaikuttavia hintatietoja ei pidetä liikesalaisuutena”. Kuitenkin teksti jatkuu, että ”asiakas pyytää, että hintatietoja ei merkittäisi liikesalaisuuksiksi…” Ts. miten oheinen teksti on tulkittava asianosaisjulkisuuden suhteen; voidaanko hinta siis merkitä liikesalaisuudeksi?
Kyllä voidaan merkitä, mutta hinta on aina asianosaisjulkinen. Tarjouspyynnön sivulla 5 kohdassa 6. ”Tarjoustietojen ja hankinta-asiakirjojen julkisuus” sanotaan ”Vertailuun vaikuttavia hintatietoja ei pidetä liikesalaisuutena suhteessa asianosaisiin (JulkL 11§). Asianosaisella tarkoitetaan tässä tapauksessa Tarjoajia, joiden valmisteet on vertailtu keskenään. Asiakas pyytää, että hintatietoja ei merkittäisi liikesalaisuuksiksi, koska se hidastaa päätösmateriaalin työstämistä ja näin ollen myöhästyttää päätöksen julkaisemisajankohtaa.”
b) Tarjouspyynnön kohta 1.2. Hinnanalennus: Vastauksenne kysymykseen (A18): "Tarjoaja voi ilmoittaa hinnanalennuksen antaessaan tarjouksen sisällön liikesalaisuudeksi."
Ts. tässä tapauksessa alennettua hintaa ei pidetä asianosaisjulkisena.
Tämä pitää paikkansa, mikäli Toimittaja ilmoittaa hinnanalennuksen antaessaan tarjouksen sisällön liikesalaisuudeksi.
c) Tarjouspyynnön kohta 5. Hinnoittelumalli: ”Hinnoittelumalli on Toimittajan niin halutessa salassa pidettävä liikesalaisuus.”
Näin ollen siis lopullinen hintakin on liikesalaisuus, eikö?
Kyllä näin on, mikäli Toimittaja haluaa hinnoittelumallin salassa pidettäväksi.
d) Pyytäisin myös kommentoimaan sitä, että ettekö näe ristiriitaa mainittujen pykälien tekstissä koskien hintojen julkisuutta.
Emme näe ristiriitaa, koska kysymyksen ensimmäinen kohta koskee tarjouskilpailussa annettuja tarjoushintoja, kun taas hinnanalennus ja hinnoittelumalli koskevat sopimuskauden aikaisia sopimusvalmisteiden sopimushintoja.
A28) Voitteko arvioida kuinka monta anestesiaventilaattoria tullaan uusimaan/vaihtamaan tarjouskauden 2020-2023 aikana ERVA-alueella?
Emme pysty arvioimaan tätä.
A29) Mitkä ovat tarkemmat kriteerit ATC luokkaan V06DB10 kuuluvalle: vastustuskykyä tukevat letkuravintovalmisteet ravintovalmisteet 500 ml?
Tälle ATC-ryhmälle ei ole erikseen ilmoitettuja kriteerejä ja tarjousten vertailussa käytetään tarjouspyynnön kohdassa 10 mainittuja vertailukriteerejä.
A30) Kuinka täysin uusi tuote voidaan koekäyttää, jos se tulee markkinoille vasta tarjouspyynnössä esitetyn koekäyttöaikaraamin jälkeen?
Hankintayksikkö voi niin halutessaan koekäyttää valmistetta vielä tarjouspyynnössä mainitun syyskuun jälkeenkin ennen hankintapäätöksen tekoa. Koska hankintapäätös tehdään kuitenkin yleensä syys-lokakuun vaihteessa, koekäytöt yltävät harvoin syys-lokakuulle.
A31) Koskeeko tarjouspyyntö myös biosimilaareja?
Tarjouspyynnön liitteessä 2 ”Hankinnan kohde” on mainittu kaikki kilpailutettavat ATC-ryhmät. Kilpailutus koskee myös niihin kuuluvia biosimilaareja
A32) Vertaillaanko tuotteet tuotekohtaisesti vai tuoteryhmäkohtaisesti ?
Suurin osa valmisteista vertaillaan tuotekohtaisesti. Tuoteryhmäkohtaisesti vertailtavat valmisteet on kerrottu tarjouspyynnön kohdassa 10.3.
A33) Tarjouspyyntö s. 42 kohta 2: ”Mikäli tarjottu rinnakkaisjakelu- tai rinnakkaistuontivalmiste poikkeaa joiltakin osin (esim. pakkauksen osalta) Fimean tai EMAn internetsivuilta tai Terveysportin Duodecim-lääketietokannasta löytyvästä valmisteyhteenvedosta, tarjotusta valmisteesta on toimitettava valmisteyhteenveto, joka vastaa täysin tarjottavaa valmistetta. Valmisteyhteenveto liitetään KILPOon samalla tavalla kuin edellä.”
Tarjouspyyntö s. 42 kohta 3: ”Mikäli rinnakkaisjakelu- tai rinnakkaistuontivalmiste poikkeaa joiltakin osin (esim. pakkauksen osalta) toimitetusta valmisteyhteenvedosta, mahdolliset poikkeavuudet tulee ilmoittaa toimitettavan valmisteyhteenvedon yhteydessä. Valmisteyhteenveto toimitetaan samalla tavalla kuin edellä.”
Rinnakkaistuonti/-jakeluvalmisteilla ei ole omaa valmisteyhteenvetoa, eikä rinnakkaistuoja/-jakelija voi laatia omaa valmisteyhteenvetoaan, johon olisi lisätty jotain yksittäisiä poikkeavia tietoja. Voimmeko lisätä mahdolliset eroavuuden erikseen näkyville suoratuojan SPC:hen, jolloin ero on myös helpommin havaittavissa eikä myöskään myöhemmin voi sotkeentua suoratuojan valmisteyhteenvedon kanssa.
Kyllä voitte.
A34) Tarjouspyyntö s. 44 kohta 6.1: ”Infuusionestepakkausten ominaisuudet: B05-ryhmään kuuluvien glukoosi-, natriumkloridi- ja ringer-infuusionesteiden osalta Tarjoaja ilmoittaa KILPOssa erillisellä liitteellä ”Tarjouksen tiedot” -välilehdellä sille varatussa kohdassa infuusionestepakkauksista vähintään seuraavat ominaisuudet (yksi selvitys/pakkaustyyppi riittää): pakkausmateriaali (muovista laatu), lämpökaappisäilyvyys, lisäystilavuudet B05-ryhmään kuuluvien natriumkloridi- ja ringer-infuusionesteiden osalta Tarjoajan tulee ilmoittaa myös pakkauksen soveltuvuus paineella antoon.”
Koskeeko tämä vaatimus muita B05-ryhmään kuuluvia valmisteita kuin glukoosi-, natriumkloridi- ja ringer-infuusionesteitä?
Vaatimus koskee ainoastaan glukoosi-, natriumkloridi- ja ringer-infuusionesteitä.
B) KILPO:
B1) Olen rekisteröinyt yrityksen X Kilpoon. Nyt yrittäessäni kirjautua sisään, sieltä tulee herjaviesti: ”Käyttäjätunnus on arkistoitu”. Mitä voin tehdä?
Yrityksen voi rekisteröidä uudelleen siten, että lisää ALV-tunnuksen perään vaikka kauttaviivan ja tarvittaessa muita merkkejä. Kentän pituutta ei ole rajoitettu. KORJAUS 22.2.2019: Uudelleen rekisteröitäessä täytyy muuttaa myös yhtiön nimeä (esim. lisätä kauttaviiva yhtiön nimen perään) eli se ei saa olla merkki merkiltä sama kuin mikä se on aiemmissa rekisteröitymisissä ollut. Kun tarjoukset avataan, hankintayksikkö kytkee WebMarelassa tarjoajayrityksen oikeassa muodossa olevaan yhtiön nimeen. Hankintayksikkö pystyy tarkistamaan yhtiön virallisen nimen tarjouspyynnön liitteessä 3B annetuista Tarjoajan yhteystiedoista.
B2) Yrityksellämme ei ole käytössä Suomessa verkkolaskutusta, joten voinko täyttää alla oleviin kolmeen kohtaa tekstin ”Ei käytössä”.
Verkkolaskuissa OVT-tunnus*
Verkkolaskuissa operaattori*
Verkkolaskuissa operaattorin välittäjätunnus
Kyllä voit toimia näin.
B3) Emme saa exceliin kaikkia tuotteita Kilposta, pystyttekö auttamaan tässä asiassa?
Kaikkien tuotteiden tuominen exceliin onnistuu, mutta haku voi kestää muutaman minuutin.
B4) Pyydän saada tarjoajan tarjousnumeron tarjouksen tekemistä varten.
Me emme anna KILPOa varten tarjousnumeroa, vaan yritys kirjaa ”Tarjouksen tiedot” -välilehdelle kohtaan ”Tarjoajan tarjousnumero” oman tarjousnumeron/tunnisteen, mikäli yrityksellä on sellainen käytössään.
B5) Tarjouspyynnön liitteessä 4 kohdassa 1.1 (samoin kuin KILPOssa) on mainittu:
Tarjoaja ilmoittaa KILPOssa ”Tarjouksen tiedot” -välilehdellä sille varatussa kohdassa erillisellä liitteellä listauksen tarjotuista tuotteista tarjoushintoineen (hintatiedosto). Hintatiedoston voi tulostaa KILPOsta ”Tarjouksen tuotteet” -välilehdeltä tai käyttää muuta haluamaansa listausta esim. Excel-tiedostoa.
KILPOssa ei kuitenkaan ole liitteelle varattua kohtaa, onko tiedosto tarkoitus ladata Yleiset liitteet-kohtaan?
Liitettä ei ladata Yleiset liitteet -kohtaan. Kun kysymykseen 1.1 ”Tarjouksen tuotteiden hinnat” vastataan kyllä, kysymyksen alle ilmestyy ”Lisää liite” -painike, ja otsikkona on ”Hintatiedosto*”.
B6) Emme saa resetoitua salasanaa sähköpostiimme, vaikka KILPO ilmoittaa, että ”Varmistuspyyntö on lähetetty sähköpostitse. Tarkkaile spam-hakemistoasi.”
On erittäin todennäköistä, että muistelemanne käyttäjätunnus on väärä. Valitettavasti KILPO ei ilmoita siitä, että käyttäjätunnusta ei ole olemassa, vaan se hyväksyy minkä tahansa käyttäjätunnuksen ja ilmoittaa lähetetystä varmistuspyynnöstä. Jos kilpo-do-not-reply@kilpo.fi -lähettäjää ei löydy pienen hetken päästä roskapostista tai yrityksen mahdollisesta yleisestä roskapostisuotimesta, niin yritys pitää rekisteröidä uudelleen. Tästä on ohje kysymyksessä B1.
B7) Mikäli haluamme liittää tarjoukseen lääkkeestä tuoteliitteen, jossa on esimerkiksi salassa pidettävää tutkimustietoa, laitanko tämän liitteen ”Salassa pidettävät tiedot” vai ”Yleiset liitteet” -kohtaan?
Kaikki tarjoukseen liitettävät liitteet, huolimatta niiden mahdollisesti sisältämästä salassa pidettävästä tiedosta, lisätään KILPOssa siihen kohtaan, mihin se on pyydetty tarjouspyynnössä liittämään. Tarjouspyynnön liitteen 4 kohdan 6. ”Liikesalaisuudet” liitteeseen, tulee kuitenkin koota kaikki ne tarjouksen sisältämät tiedot, jotka katsotaan liikesalaisuuksiksi (esim. salassa pidettävän liitteen nimi ja tieto siitä, mikä liitteen sisällöstä on salassa pidettävää). Tarjouspyynnön kohdassa 7. ”Tarjouksen laatiminen” sanotaan kuitenkin, että ”Tarjoukseen tulee liittää ainoastaan tarjouspyynnössä ja sen liitteissä pyydetyt liitteet. Asiakas ei huomioi tarjouksen mahdollisia ylimääräisiä liitteitä.”
B8) Jatkokysymys vielä kysymykseen B7): mikäli haluamme liittää tarjoukseen lääkkeestä tuoteliitteen, jossa on esimerkiksi salassa pidettävää tutkimustietoa, laitanko tämän liitteen ”Salassa pidettävät tiedot” vai ”Yleiset liitteet” -kohtaan?
Se liitetään ”Yleiset liitteet” -kohtaan.
B9) Olemme täyttämässä Kilpoon tarjoustamme tarjouspyyntöönne, ja olisin kysynyt saadaanko me teiltä hintatiedostomalli, johon voimme tuotteidemme hinnat laittaa. Tarjouspyynnössä mainitaan, että se olisi tarjouspyynnön liitteenä, mutta en sitä löytänyt.
Jos Kilpossa ”Tarjouksen tuotteet” -välilehdellä kirjoitatte hakukenttään yrityksenne nimen mielellään ilman mahdollisia Oy-, filial i Finland jne -sanoja, niin saatte esiin omia tuotteitanne ja ne voi viedä Exceliin. Lopuksi, kun olette tarjonneet kaikki tuotteet ja lisänneet mahdolliset uudet tuotteet, em. välilehdellä tehdään haku ”Näytä vain tarjotut tuotteet”, ja siitä Exceliin viedyn ja tarkistetun liitteen voi liittää Kilpoon pyydettyyn kohtaan.
B10) Rupesin siirtämään Kilpossa olevia valmisteitamme Exceliin (”Näytä markkinoijan omat tuotteet”) ja huomasin, että siellä on vain vapaankaupan tuotteemme. Toivottavasti jostain löytyvät muutkin valmisteemme muuten syöttämisessä on iso työ. Mitä pitäisi tehdä?
Ne vapaan kaupan tuotteet, jotka eivät ole Kelan ja Lääketietokeskuksen lääketietokannassa, ohjautuvat KILPOon PSHP:n apteekin toiminnanohjausjärjestelmästä WebMarelasta, ja näin ollen myös Markkinoija-tietokin tulee sieltä. Myyntiluvallisilla lääkkeillä Markkinoija-tieto tulee em. tietokannasta. Näissä kahdessa eri paikassa markkinoijan nimi voi olla vähän eri tavalla kirjoitettu, esim. Oy-, AB- jne. sanat voivat puuttua markkinoijan nimestä. Kannattaa siis tehdä haku mahdollisimman ”riisutulla” markkinoijan nimellä. Ks. kysymyksen B9-vastaus.
B11) Olen työstämässä yrityksen X tarjousta, mutta KILPOsta ei löydy yrityksen nimellä mitään tietoja. Entisellä nimellä näyttää olevan kaikki tuotteet vielä, joten onko nyt tarkoitus syöttää tarjous entisellä nimellä olevan yhtiön nimissä?
Haku kannattaa hyödyntää vanhan yhtiön nimeä käyttäen. Jos haluaa, niin i-painikkeen takaa avautuvassa näkymässä voi muuttaa Markkinoija-tiedon. Siihen voi kirjoittaa vapaata tekstiä. Vaikka tietoja ei korjaisi, niin tarjous tulee kuitenkin sen yhtiön nimissä, jolla tarjousta aletaan työstää. Markkinoijan nimen korjaus ei ole pakollista. Ks. myös kysymysten B9 ja B10 vastaukset.
B12) Jos ei tarjoa jotakin omaa tuotetta, joka on Kilpossa luettelossa, niin voiko sen kokonaan poistaa luettelosta? Vai jätetäänkö se vain hinnoittelematta, jolloin se katsotaan ei-tarjotuksi tuotteeksi?
Kun Tarjoaja ottaa KILPOsta omien valmisteiden Excel-tiedoston, ja täyttää tarjoushinnan vain osalle riveistä, ylimääräisiä ei-tarjottuja rivejä ei tarvitse poistaa. Kun Excel raahataan takaisin KILPOon, sen jälkeen tehdään haku ”Näytä vain tarjotut tuotteet” ja viedään se Exceliin, minkä jälkeen Excelissä näkyvät vain ne tuotteet, joille on annettu tarjoushinta.
B13) Laitetaanko jakelijan tilausnumero myöskin tuotetunnukseen kuuluvaan kenttään vai tarjoajan oma tuotenumero? Sekä millaisia lisätietoja tai liitteitä tuotteen lisätiedot kohtaan tulisi lisätä?
Jos kyseessä on muu kuin lääkevalmiste, tuotetunnuksena on pyydetty käyttämään jakelijan koodia. Jos jakelijalla on useampi tuotekoodi, niin niistä ns. MSI-koodi, jos sellainen on. Emme ole ohjeistaneet laittamaan mitään liitteitä KILPOssa tuotteen ”Lisätiedot”-kohtaan. Tarjouspyynnössä on ohjeistettu, mitä liitteitä tai lisätietoja tarjoukseen tarvitaan ja aina myös tieto siitä, mihin kohtaan ne laitetaan. Ks. myös kysymyksen B7 vastaus, jossa mainitaan ”Yleiset liitteet” -kohdasta.
B14) Perustiedot kohdassa tuotenimi: kuinka tarkasti toivotte tuotteen nimen lisäksi tietoa sille riville? Nyt esim. siellä on tuotenimen lisäksi tuotteen myyntiyksikkö ja mg/ml määrät määriteltynä.
KILPOssa näkyvillä olevien tuotteiden nimiä voi käyttää mallina.
B15) Onko perustiedot kohdassa pakkauskoko yhtä kuin myyntiyksikkö? Ja silloin pakkauksen tukkuhinta olisi myös yhtä kuin myyntiyksikön tukkuhinta? Ja pakkauksen tarjoushinta yhtä kuin myyntiyksikön tarjoushinta? Sekä laskeeko laskukaava tietojen syöttämisen jälkeen automaattisesti tuotteelle ale% sekä yksikköhinnan?
Emme käytä myyntiyksikkö-termiä. Oleellista on, että Tarjoja ilmoittaa hinnan ”Pakkauskoko”-kentässä ilmoitettua jakeluyksikkömäärää kohden (ks. tarjouspyynnön liite 5A ”KILPO-kilpailutusportaali”). Kun tuotteet ladataan KILPOsta WebMarelaan, saamme siinä vaiheessa WebMarelassa näkyville automaattisesti tuotteen alennusprosentin sekä yksikköhinnan.
B16) Saako V06 kohdalla tarjota samaa tuotetta useampaan geneeriseen tasoon, jos se sopii kriteereihin?
Pyydämme tarjoamaan tuotetta vain yhdessä geneerisessä tasossa. ”Lisätieto”-kentässä voi mainita muista sopivista geneerisistä tasoista.
B17) KILPOssa pyydetään ilmoittamaan virallinen laskutusosoite mahdollisia kateoston korvauksia varten, käykö tähän sähköpostiosoite vai pitääkö olla postiosoite?
Virallinen laskutusosoite on aina postiosoite.
B18) KILPO kysymys: Voitteko tarkemmin ja vaiheittain ohjeistaa kuinka lisätään sellainen puuttuva tuote Kilpoon, joka ei ole valmiina Kilpossa?
Asiasta on ohjeistettu tarjouspyynnön liitteessä 5A ”KILPO-kilpailutusportaali”. ”Tarjouksen tuotteet” -välilehden hakukenttään kirjoitetaan esim. sana ”Tuotteet”, minkä jälkeen KILPOon avautuu näkymä geneerisestä tasosta ”Tuotteet, joille ei ole geneeristä tasoa valmiina KILPOssa”. Tämän jälkeen uusi tuote lisätään painamalla ”Lisää”-painiketta ja täyttämällä kenttiin pyydetyt tiedot. Jos KILPOssa on sopiva geneerinen taso valmiina, ks. KILPOn käyttöohje kohta 7.6.4 ”Oman tuotteen tarjoaminen.” KILPOn käyttöohjeet löytyvät KILPOn sinisestä yläpalkista löytyvän i-kirjaimen takaa.
B19) KILPO: Kuinka CE-merkityt huuhteet lisätään Kilpoon ja mitä kirjoitetaan lisätietokenttään. Lisätäänkö teksti ”CE/huuhde”?
Mikäli Tarjoaja ei tiedä mihin ATC-ryhmään valmiste tulee lisätä, sen voi lisätä aina ”Tuotteet, joille ei ole geneeristä tasoa valmiina KILPOssa” -kohtaan, jolloin hankintayksikkö siirtää valmisteen oikealle geneeriselle tasolle tarjousten avaamisen jälkeen. Tarjoaja voi halutessaan lisätä ”Lisätieto”-kenttään esim. maininnan ”CE/huuhde”.
B20) KILPO: Missä CE-merkityt huuhteet löytyy Kilpossa, vai onko ne siellä ollenkaan?
Myös CE-merkittyjä huuhteita löytyy KILPOsta, mutta mikäli Tarjoaja hakee valmisteitaan hyvin täydellisellä markkinoijatiedolla, CE-merkityt tuotteet saattavat jäädä puuttumaan KILPOon avautuvasta listasta (ks. kysymys B10 ja siihen annettu vastaus). KILPOn ”Tarjouksen tuotteet” -välilehden hakukenttään kannattaa kirjoittaa mahdollisimman ”riisuttu” markkinoijan nimi ja painaa tämän jälkeen ”Hae”-painiketta, jotta CE-merkityt huuhteetkin tulevat esille. Nyt haku siis suoritetaan siten, että ei laiteta täppää kohtaan ”Näytä markkinoijan omat tuotteet”.
B21) Pitääkö kliiniset ravintovalmisteet tarjota V06 koodien alla vai voiko ne lisätä Kilpoon tuotteina joilla ei ole ns ”geneeristä tasoa”?
Ensisijaisesti valmisteet tulee lisätä aina oikean ATC-koodin alle, mutta mikäli Tarjoaja ei tiedä oikeaa ATC-koodia, valmiste voidaan lisätä ”Tuotteet, joille ei ole geneeristä tasoa valmiina KILPOssa” -kohtaan.
B22) Voiko saman tuotteen kaksi eri pakkausmuotoa tarjota Kilpossa?
Kyllä voi. Jos tuotetunnus eri pakkausmuodoilla on sama, niin tuote tulee tarjota ”Tarjouksen tuotteet” -välilehdellä, koska tarjouksen syöttö Excelin kautta ei silloin onnistu.
B23) Miten uusi tuote lisätään Kilpoon?
Esimerkiksi siten, että hakee KILPOssa jonkin vastaavan tuotteen nimellä tai tuotteen ATC-koodilla ”Tarjouksen tuotteet” -välilehden hakukentässä, minkä jälkeen KILPOon avautuu näkymä haetun tuotteen geneerisestä tasosta tai haetun ATC-koodin alla olevista geneerisistä tasoista. Tämän jälkeen uusi tuote lisätään sopivan geneerisen tason alle painamalla ”Lisää”-painiketta ja täyttämällä kenttiin pyydetyt tiedot. Mikäli Tarjoaja ei löydä sopivaa geneeristä tasoa, ks. kysymys B18.
B24) Pystyykö Kilpossa työskentelemään saman tarjouksen parissa sekä excelin täyttömenetelmällä että hinnoittelemalla osan valmisteista yksittäin järjestelmään vieden?
Kyllä pystyy.
B25) Kilpoon rekisteröinti edellyttää oletuksena ALV-tunnusta. Voiko Kilpoon rekisteröinnissä käyttää Y-tunnusta, jos ulkomaisella yrityksellä on Y-tunnus Suomessa , mutta yritys ei ole ALV-rekisteröity Suomessa vaan ALV-rekisteröity toisessa EU-maassa. Ellei Y-tunnusta voi käyttää, voiko toisen EU-maan ALV-tunnusta käyttää rekisteröinnissä.
Rekisteröinnissä voi käyttää myös Y-tunnusta. Rekisteröitäessä yhtiö Y-tunnuksella, ”ALV-tunnus*”-kentästä tulee poistaa tällöin oletuksena olevat kirjaimet FI.
B26) Olisin lähettänyt tarjouksen teille, mutta ohjelma pyytää ottamaan yhteyttä yhtiöni pääkäyttäjään. Olen yritykseni ainoa työntekijä. Mitäs nyt siis tehdään?
Tarjouksen hyväksyminen vaatii, että käyttäjälle on määritetty KILPOssa hyväksyjän rooli/oikeudet. Yrityksen rekisteröijä saa automaattisesti pääkäyttäjän roolin. Pääkäyttäjä määrittelee muiden henkilöiden oikeudet (esim. tarjouksen hyväksymisoikeus) KILPOn käyttäjäylläpito-näkymässä. Jos olet rekisteröinyt yrityksen itse KILPOon, sinun tulee käydä lisäämässä itsellesi hyväksyjän rooli/oikeus.
B27) Kilpossa tarjoajaa koskevissa tiedoissa on alla olevat kysymykset liittyen verkkolaskutukseen.
Verkkolaskuissa OVT-tunnus*
Verkkolaskuissa operattori*
Verkkolaskuissa operaattorin välittäjätunnus*
Onko verkkolaskutukseen liittyvään vaatimukseen tarkempaa ohjeistusta Suomen ulkopuolella toimiville yrityksille. Soveltuuko verkkolaskutustiedoissa OVT-tunnuksen osalta IBAN-tunnus sekä ulkomaisen pankin tiedot operaattorin ja operaattorin välittäjätunnuksen osalta.
Jos kyseessä on ulkomailla toimiva yritys, yllä mainittuihin kenttiin voi kirjoittaa tekstin ”Ei käytössä”, ks. kysymys B2. Muihin KILPOn kohdassa ”7. LIITE 3 B: TOIMITTAJAN LASKUTUSTIEDOT KATEOSTON KORVAUSTA VARTEN” oleviin kenttiin (”Laskutettavan yrityksen virallinen nimi” ja ”Virallinen laskutusosoite”, joka on postiosoite) annetaan pyydetyt tiedot sekä liitetään mahdollinen liite tarkempia laskutusohjeita varten. Tällä hetkellä ainakaan PSHP ei pysty lähettämään verkkolaskuja ulkomaille.
B28) 7.3.2019: Ethän vahingossa arkistoi käyttäjäylläpidossa itseäsi tai tarjoajatiimin jäseniä, joilla tulee olla pääsy KILPOon. Ruksittamalla ”Arkistoitu”-kentän estät siis kyseisellä käyttäjätunnuksella pääsyn ohjelmaan.
C) ESPD:
C1) ESPD-lomakkeen harkinnanvaraisissa poissuljentaperusteissa on seuraava kohta:
”Ennenaikainen irtisanominen, vahingonkorvaukset tai muut vastaavat seuraamukset
Onko talouden toimijalla kokemuksia siitä, että aikaisempi hankintasopimus, hankintayksikön kanssa tehty aikaisempi hankintasopimus tai aikaisempi käyttöoikeussopimus on irtisanottu ennenaikaisesti tai että kyseisen aikaisemman sopimuksen yhteydessä on vaadittu vahingonkorvauksia tai määrätty muita vastaavia seuraamuksia?”
Mitä siihen tulee vastata:
Jos talouden toimija on maksanut kateosto- tai hinnanerokorvauksia yhdelle tai useammalle ko. tarjouspyynnön yhteishankintaan osallistuvista organisaatioista, mutta sopimusta ei ole irtisanottu?
Jos ESPD-lomakkeen kysymyksessä mainittuja tapahtumia on ollut jonkin toisen sopimuskumppanin kanssa?
Jos mahdolliset seuraamukset liittyvät tuotteeseen, joka ei tällä kertaa kuulu tarjouksen piiriin?
Kuinka pitkää tarkastelujaksoa tässä asiassa noudatetaan?
Tarjoajan tulee vastata kysymykseen ”Kyllä”, jos Tarjoajalla on ollut viimeisen kolmen vuoden aikana lääkkeisiin tai niihin rinnastettaviin tuotteisiin liittyviä sopimusrikkomuksia siten, että Tarjoaja on joutunut maksamaan sopimuskumppanilleen kateoston korvausta yhdestä tai useammasta valmisteesta, jonka toimituskatkos on kestänyt yhtäjaksoisesti yli 1 kuukauden ajan kalenterivuoden aikana. Ilmoitusvelvollisuuteen ei vaikuta se, koskeeko kateoston korvausvelvollisuus Tarjoajan nyt tarjoamia tuotteita tai se, että liittyikö sopimusrikkomus Tilaajaan vai johonkin muuhun hankintayksikköön.
C2) Olen seurannut ESPD-lomakkeen ohjeita ja saanut täytettyä lomakkeen sekä tallentanut sen pdf-muodossa. Nyt ohjeen kohdan 21 jälkeen sivulla 33 on kuva, joka alkaa: ”Kuka olet?...Mitä haluat tehdä?...Lataa asiakirjoja” Mitä tässä on tarkoitus tehdä?
Em. kuva on jäänyt virheellisesti tarjouspyyntöön, ja sen voi jättää huomiotta.
C3) ESPD: Olette aikaisemmin vastanneet ESPD-kysymykseen C1), ja haluaisin esittää siihen jatkokysymyksen. Jos saatavuuskatkoksia on ollut ja vastaa kysymykseen ”kyllä” ohjeidenne mukaan, seuraa lomakkeessa seuraavat jatkokysymykset. Kuvaa kyseisiä toimia? Oletko ryhtynyt toimiin luotettavuutesi osoittamiseksi ("puhdistautuminen") Kuvaa kyseisiä toimia.
Saatavuuskatkokset voivat johtua monista eri seikoista, joten on melko vaikea yksiselitteisesti kuvata tehtyjä puhdistumistoimia. Jos kyseessä on esim. lääkevalmisteen ainoa valmistaja, jolla on ollut esim. tuotannollisia/laatuongelmia globaalisti, niin yksittäisen jakelijan on vaikea tehdä puhdistautumistoimia jos vaihtoehtoista valmistajaakaan ei ole tiedossa.
Kateostokorvaukset on myös puitesopimuksessa yksiselitteisesti sovittu sopimuskumppaneiden kesken, joten voidaanko tätä edes katsoa sopimusrikkomukseksi tai erilliseksi vahingonkorvaukseksi, jos maksut on sovitusti maksettu?
Kateostonkorvaukset ovat vahingonkorvausta. Puhdistautumistoimeksi voi kirjata esim. kateostonhyvityslaskut on maksettu puitesopimuksen mukaisesti.
C4) ESPD-lomakkeen kohta: ”onko ehdokas tai tarjoaja merkitty mahdolliseen hyväksyttyjen tarjoajien tai ehdokkaiden viralliseen luetteloon” (PSHP ohje: tähän voi merkitä ”Ei sovelleta”). Lomakkeessa ei ole vaihtoehtoa ”ei sovelleta” vaan lomakkeen olettamus/esitäytetty vastus on ei. Voiko kohtaan jättää vastauksen ”ei”?
Kyseiseen kohtaan voi vastata ”ei”.
C5) ESPD-lomakkeen kohta: A-osassa voidaan ilmoittaa lopuksi se, osallistuuko ehdokas tai tarjoaja hankintamenettelyyn yhdessä muiden tarjoajien tai ehdokkaiden kanssa. Jos ehdokas tai tarjoaja on ryhmittymä, tarjoukseen on liitettävä oma yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja jokaisesta ryhmittymän jäsenestä. Jos suomalainen tukkukauppa toimii ainoastaan suomessa tuotteen jakelijana (toinen yritys ei kuulu samaan konserniin), niin täyttääkö eurooppalainen myyntiluvan haltija/valmistaja omalta osata ESPD- lomakkeen?
Mikäli kyseessä ei ole ryhmittymä, vain Tarjoajan tulee täyttää ESPD-lomake. Jakelijaa/tukkukauppaa tai lääkkeiden valmistajaa ei pidetä alihankkijana.
C6) ESPD-lomakkeen kohta: Loppu V-osaan ”Kelpuutettujen ehdokkaiden määrän vähentäminen” EI anneta vastausta, sillä kyseessä ei ole rajoitettu menettely. Kohtaan ”Kuvaa kyseisiä toimita” ei kirjoiteta mitään. Sähköisen lomakkeen olettamus/esitäytetty vastaus on ei, PSHP ohjeissa sanotaan, että tähän ei anneta vastausta ja esimerkissä (katso alta) näkyy että vastaukseksi on muutettu kyllä. Käykö tähän siis kumpikin vastaus ei ja kyllä, sillä jompikumpi on pakko valita, eikä kohtaa siis voi jättää tyhjäksi.
Pyydämme käyttämään oletuksena olevaa vastausta ”ei”, mutta ”kyllä”-vastauskin on sallittu.
Päivitetty 7.3.2019.
