Lääketutkimukset

1. Yleistietoa lääketutkimuksien toteuttamisesta

1.1 Lääketutkimuksesta ilmoittaminen sairaala-apteekkiin
1.2 Lääkehankinnat tutkimuksiin
1.3 Tutkimuslääkkeiden ja normaalihoidon lääkkeiden vertailua
1.4 Tutkimuslääkkeen pakkausmerkinnät
1.5 Lääkekirjanpito
1.6 Lääketoimitukset
1.7 Tutkimuslääkkeiden palauttaminen ja hävittäminen
1.8 Tilaustutkimuksiin toimitettavat prosessikuvaukset ja cv:n toimittaminen

2. Apteekkipalvelujen määrittely
3. Apteekkisopimus
4. Apteekkipalvelujen laskutus
5. Tutkimuslääketilausten suunnittelu ja toteuttaminen
6. Tutkimuksen kulkuun vaikuttavien tietojen ilmoittaminen
7. Tutkimuksen päättäminen


1. Yleistietoa lääketutkimuksien toteuttamisesta

1.1 Lääketutkimuksesta ilmoittaminen sairaala-apteekkiin 

Kaikki Pirkanmaan sairaanhoitopiirin (PSHP) yksiköissä tehtävät kliiniset lääketutkimukset on ilmoitettava Fimean määräyksen 2/2012 mukaan sairaala-apteekkiin riippumatta siitä liittyykö niihin apteekin erillispalveluita kliiniseen lääketutkimukseen vai ei. Myös PSHP:n ohjekirjeen 1/2009 mukaan PSHP:ssa tehtävistä kliinisistä lääketutkimuksista on toimitettava tieto sairaala-apteekkiin ja sovittava lääkkeiden varastointiin, käyttökuntoon saattamiseen ja toimittamiseen liittyvistä asioista. Tieto lääketutkimuksista välitetään sairaala-apteekkiin lomakkeella "Sopimus tutkimuksen suorittamisesta ja lupa tutkimuksen toteuttamiseksi". Tällä lomakkeella eritellään myös tutkimuksessa tarvittavat apteekkipalvelut.

1.2 Lääkehankinnat tutkimuksiin

Tutkijalla on oikeus hankkia tutkimuslääkkeitä Fimean määräyksen 2/2012 mukaan lääketehtaasta, lääkkeitä kliinisiin lääketutkimuksiin valmistavasta yksiköstä, lääketukkukaupasta, sairaala-apteekista sekä apteekista.

On suositeltavaa, että sairaalassa tehtävien tutkimusten lääkehankinnat kulkisivat sairaala-apteekin kautta. Jos tutkija hankkii tutkimuslääkkeet muualta, hänen on tehtävä sairaala-apteekkiin joka hankintaerästä erillinen ilmoitus (Fimean määräys 2/2012). Tutkimusfarmaseutti antaa tarvittaessa ohjeita tutkijalle siitä, miten tämä ilmoitus tehdään.

Sairaala-apteekki voi toimia tarvittaessa tutkimuslääkkeiden maahantuojana. Tutkijalla ei yksityishenkilönä maahantuontioikeutta ole.

Tutkimuksiin liittyvät, normaalihoitona toteutettavat lääkkeet tulee hankkia sairaala-apteekin kautta. Tutkija ei saa itsenäisesti sopia mahdollisista alennuksista tai normaaleista poikkeavista lääke-erien toimittamisesta sairaala-apteekkiin. Sairaala-apteekki vastaa kaikesta lääkehankinnasta ja antaa tarvittaessa lisäohjeita sen toteuttamiseen.

1.3 Tutkimuslääkkeiden ja normaalihoidon lääkkeiden vertailu

Interventiotutkimus Tutkimuslääke Tutkimuslääke Normaalihoidon lääke Muu tutkimus

Lääke

Varsinainen tutkimuslääke/plasebo Myyntiluvallinen tutkimuslääke/vertailuvalmiste Myyntiluvallinen valmiste, normaali- hoitona toteutettava tutkimuslääkitys Myyntiluvallinen valmiste, normaalihoito
Ilmoitettava Fimealle kyllä kyllä kyllä ei
Ilmoitettava apteekkiin kyllä kyllä kyllä ei
Lääkkeiden toimittamisesta tehtävä apteekkisopimus kyllä kyllä ei/kyllä, jos apteekilta halutaan palvelua ei
Hankinta tehdas/tukku/sairaala-apteekki tai apteekki tehdas/tukku/sairaala-apteekki tai apteekki sairaala-apteekki sairaala-apteekki
Ilmoitusvelvollisuus hankinnasta sairaala-apteekkiin kyllä kyllä ei, jo tiedossa ei, jo tiedossa
Dokumentaatiovelvoitteita apteekilla kyllä kyllä ei/kyllä, jos toimeksiantaja haluaa ei, normaalista poikkeavaa tietoa ei kerätä
Tutkimuslääkkeen pakkausmerkinnät vaaditaan kyllä kyllä, lääke voi olla normaali rekisteröity pakkaus lisämerkinnöin tai myyntiluvallista tuotetta sisältävä myyntiluvallisesta pakkauksesta poikkeava pakkaus ei, pakkaus on normaali markkinoilla oleva myyntiluvallinen pakkaus ei, pakkaus on normaali markkinoilla oleva myyntiluvallinen pakkaus


Tutkimuksen ja tutkimusvalmisteiden määritelmät löytyvät Fimean määräyksestä 2/2012.
Epäselvissä tapauksissa Fimea päättää, miten tutkimus ja lääkevalmiste luokitellaan.

1.4 Tutkimuslääkkeen pakkausmerkinnät

Tutkimuslääkkeen pakkauksessa/pakkauksen nimilipussa tulee olla Fimean määräyksen 2/2012 mukaiset tiedot.

Toimeksiantaja vastaa pakkauksen asianmukaisesta etiketöinnistä. Pääsääntöisesti etiketöinnin tulisi tapahtua lääketehtaassa. Apteekki voi tarvittaessa suorittaa toimeksiantajan ohjeiden mukaista etiketöintiä tutkimuslääkkeelle. Apteekin suorittamasta etiketöintityöstä tulee tehdä ennakkoílmoitus Fimealle. Apteekki laatii tämän ilmoituksen yhdessä toimeksiantajan kanssa.

1.5 Lääkekirjanpito

Tutkija vastaa tutkimuspaikan lääkekirjanpidosta, josta käy ilmi tutkimuslääkkeiden lähetys, vastaanotto, käyttö, palautus ja hävittäminen (Fimean määräys 2/2012). Halutessaan tutkija voi delegoida osan näistä velvoitteistaan sairaala-apteekin tutkimusfarmaseutille osana apteekkisopimusta. Lääkekirjanpitoon liittyvän dokumentaation siirtämistavasta tutkijan kansioon kannattaa sopia jo tutkimuksen aloitusvaiheessa.

1.6 Lääketoimitukset

Sairaala-apteekista tutkimuslääkkeet voidaan saapumisen jälkeen toimittaa tutkijalle yhtenä saapumiseränä osastolle säilytettäväksi. Vaihtoehtoisesti säilytys voidaan toteuttaa apteekissa, jolloin toimitukset tapahtuvat tarvittaessa potilaskohtaisten tilausten perusteella. Tutkimuslääkkeiden säilytyksestä ja toimittamistavoista täytyy sopia apteekkisopimuksessa.

Tutkimuslääketoimitukset on keskitetty sairaala-apteekissa tutkimusfarmaseutille, koska toimittamiseen liittyy normaalia laajempaa dokumentaatiota. Tilaaja (useimmiten tutkimushoitaja) sopii käytännön tilaus- ja toimitusrutiinit hänen kanssaan.

1.7 Tutkimuslääkkeiden palauttaminen ja hävittäminen

Toimeksiantaja vastaa tutkimusvalmisteiden hävittämisestä ja hävityksen ohjeistamisesta. Tarvittaessa sairaala-apteekin tutkimusfarmaseutti voi annettujen ohjeiden mukaisesti lähettää tutkimuslääkkeitä Ekokemiin tuhottavaksi tai palauttaa niitä toimeksiantajalle tukkuliikkeiden kautta. Sairaala-apteekki ei voi palauttaa tutkimuslääkkeitä suoraan ulkomaille. Tutkimuslääkkeitä ei saa toimittaa sairaala-apteekkiin hävitettäväksi muun lääkejätteen joukossa. Ne tulee toimittaa aina erikseen tutkimusfarmaseutille, joka dokumentoi hävitystapahtuman asianmukaisesti.

1.8 Tilaustutkimuksiin toimitettavat prosessikuvaukset ja cv:n toimittaminen

Lääkeyritysten tilaustutkimuksissa halutaan usein tutustua etukäteen olosuhteisiin, joissa apteekkipalveluita tuotetaan. Tämän toteamiseksi voidaan apteekissa tehdä tutkimusta edeltävä tutustumisvierailu, "Site Selection Visit" tai "Pre-Study Visit". Tämän vierailun sopimista varten tulee ottaa yhteyttä tutkimusfarmaseuttiin.
Tutkimusfarmaseutti voi myös pyynnöstä toimittaa toimeksiantajalle kirjallisia prosessikuvauksia mm.

* lämpötilaseurannasta
* lääkkeiden hävityksestä ja lääkejätteiden käsittelystä
* lääkkeiden säilytyksestä
* lääkelähetysten käsittelystä

Apteekista ei toimiteta henkilökunnan ansioluetteloita (CV). Tarvittaessa voidaan kuitenkin antaa kirjallinen tiedoksianto siitä, miksi näin menetellään.

2. Apteekkipalvelujen määrittely

Palvelusisältö määritellään kuhunkin kliiniseen lääketutkimukseen yksilöllisesti. Tämän tekemiseksi toimeksiantajan/tutkijan tulee ottaa yhteyttä sairaala-apteekin tutkimusfarmaseuttiin/-proviisoriin hyvissä ajoin, viimeistään 1-2 kuukautta ennen tutkimuksen toivottua aloitusajankohtaa.

Apteekkiin tulee toimittaa riittävästi tutkimuksen taustamateriaalia, esimerkiksi tutkimussuunnitelma apteekkiosuuden osalta, suomenkielinen tutkimusyhteenveto ja mahdolliset erilliset ohjeet tutkimuslääkkeiden käsittelystä. Näiden avulla voidaan arvioida tutkimukseen tarvittavia apteekkipalveluita, joita ovat mm:  

* lääkelogistiikkapalvelut ja niihin liittyvä dokumentaatio (tutkimusvalmisteiden vastaanotto, maahantuonti, varastointi, lämpötilaseurannat, toimittaminen tutkimushoitajalle/tutkijalle)
* tutkimusvalmisteiden käyttökuntoon saattaminen ja lääkevalmistus
* lääkejätteiden säilyttäminen, hävittäminen tai palauttaminen toimeksiantajalle tukkuliikkeen kautta 
* muut farmaseuttiset palvelut sopimuksen mukaan (esim. satunnaistaminen tai tutkimusvalmisteiden etiketöinti)

Palvelusisällön yksityiskohtainen määrittely on suositeltavaa tehdä käyttäen näiltä sairaala-apteekin internet- sivuilta kohdasta Kliiniset lääketutkimukset -> Esitietolomake löytyvää lomaketta, jonka toimeksiantajan tai hänen edustajansa toimittaa tutkimusfarmaseutille mieluiten sähköpostin liitteenä. Vaihtoehtoisesti apteekkiin voi välittää tarvittavat tiedot puhelimitse tai ennen tutkimuksen alkua tehtävällä monitorointikäynnillä.

Tutkimusfarmaseutti tai -proviisori voi pyynnöstä antaa lisätietoja kliinisten lääketutkimusten apteekkipalvelujen tuotteistuksesta ja hinnoittelusta sekä tehdä tarvittaessa kustannusarvioita apteekilta tutkimukseen ostettavien tuotteiden ja palveluiden osalta.

Halutut apteekin palvelut kustannusarvioineen liitetään osaksi PSHP:n lomakkeen "Sopimus tutkimuksen suorittamisesta ja lupa tutkimuksen toteuttamiseksi" rahoitussuunnitelmaa (tutkijalähtöiset tutkimukset) tai niistä laaditaan erillinen tilauserittely (tilaustutkimukset). Tutkijan/toimeksiantajan/koordinaattorin/rahoituksen hallinnoijan tulisi kiinnittää huomiota siihen, että kaikki apteekilta haluttavat palvelut ja niiden maksaja on määritelty riittävän yksityiskohtaisesti.

3. Apteekkipalveluista sopiminen

Tilauserittelyssä eritellään sovitut apteekkipalvelut ja apteekista tutkimukseen hankittavat tuotteet sekä sovitaan laskutustapa. Sopimuskumppanin tulee tarkistaa ja hyväksyä erittely, sillä laskutus tapahtuu sen perusteella. Tutkijalähtöisissä tutkimuksissa hyväksyjä on Tiedekeskus tai vastuuyksikkö. Tilaustutkimusten tilauserittelyt hyväksyy FinnMedi Oy:n edustaja.

Tutkimusajan muutokset kannattaa ilmoittaa apteekkiin. Tutkimuksen kestoaikaa jatkettaessa erittely on muistettava uusia tarvittaessa. Tutkimuksen apteekkiosuuden loppuessa ennen tutkimusajan päättymistä, apteekkiin kannattaa tehdä kirjallinen tutkimuksen päättymisilmoitus. Tällöin apteekissa ei turhaan pidetä tutkimusta aktiivisena ja laskuteta ylläpitoon liittyviä kuluja.

4. Laskutus

Tutkimuslaskutus tapahtuu hyväksytyn tilauserittelyn perusteella tutkimusajan tai siihen asti kunnes tutkimuksen apteekkiosuus on ilmoitettu päättyneeksi. Tutkimuksiin liittyvästä laskutuksesta vastaa sairaala-apteekissa tutkimusfarmaseutti.

Tutkimuksen aloitusmaksu laskutetaan, kun sopimukset apteekkipalveluista ovat valmistuneet ja sairaala-apteekki on valmis aloittamaan tutkimuksen. Ylläpitomaksut laskutetaan puolivuosittain takautuvasti. Muu laskutus toteutetaan tapahtumien mukaan kolmen kuukauden jaksoissa. Loppulasku voidaan laatia, kun tutkimus on kirjallisesti ilmoitettu apteekin osalta päättyneeksi ja laskutettavaa ei enää synny.

Laskutuksen oikeellisuuden seuranta on tilaajan vastuulla. Apteekista toimitetaan seurantaa varten tarvittavat tositteet tilaus- tai palvelutapahtuman toteuduttua (toimituslistat, laskuerittelyt). Mahdolliset huomautukset laskutukseen tulee tehdä tutkimusfarmaseutille välittömästi laskutuksen toteutumisen jälkeen.

Tarvittaessa kliinisiin lääketutkimuksiin liittyvää tilauserittelyn ulkopuolista apteekkipalvelua (esimerkiksi kertaluonteista tutkimuslääkkeen hävittämistyötä) tulee tutkimusfarmaseutille tehdä kirjallinen palvelupyyntö. Pyynnössä tulee käydä selkeästi ilmi laskutustiedot: toimeksiannon kuvaus, laskutettava vastuuyksikkö/yritys ja laskusta vastaavan henkilön (toimeksiantajan) nimi.

5. Lääketilausten suunnittelu ja toteuttaminen

Noin 2-3 viikkoa ennen toivottua tutkimuksen aloitusta tai viimeistään aloituskokoukseen mennessä tutkijan on syytä varmistaa tutkimusfarmaseutilta, että apteekissa on tutkimuksen aloitusvalmius kunnossa:

* tutkimuslääkkeisiin liittyvä materiaali ja käyttäjätunnukset on toimitettu tutkimusfarmaseutille
* apteekin sisäinen ohjeistus on valmiina

Apteekille kannattaa ilmoittaa aloituskokouksen ajankohta, jotta apteekin tutkimusfarmaseutti voi tarpeen mukaan osallistua kokoukseen tai sopia tarvittaessa monitorin kanssa erillisen apteekkikäynnin.

Tutkimusfarmaseutti sopii tutkimushoitajan/tutkijan kanssa lääkelogistiikkaan liittyvistä yksityiskohdista ja tilauskäytännöistä. Tutkimuslääketilauksena ja tutkimuksen numerokoodilla (PSHP:n eettisen ns. R-koodilla) tilataan vain sellaisia tuotteita/palveluita, mitkä on mainittu tilauserittelyssä. Normaalihoitona toteutettavaa lääkitystä ei saa tilata tutkimuslääketilauksena. Ne tulee tilata omana tilauksena normaalien käytäntöjen mukaisesti.

Apteekin tutkimusfarmaseutti laatii tarvittaessa tutkimushoitajan käyttöön mallitilauslomakkeen tehdyn tilauserittelyn pohjalta. Tutkijan tulee tarkistaa mallitilauksen oikeellisuus sekä siihen liittyvä kustannusohjaus.

6. Tutkimuksen kulkuun vaikuttavien tietojen ilmoittaminen

Tutkijan tulee ilmoittaa sairaala-apteekkiin tutkimukseen tulleet merkittävät muutokset, jotta tutkimuksen sujuva kulku voidaan varmistaa. Apteekille oleellisia tietoja ovat erityisesti seuraavat:

* merkittävät muutokset arvioituihin potilasmääriin varsinkin tutkimuksissa, joissa apteekki seuraa varastotarvetta - seurannalla taataan lääkkeen saatavuus ja minimoidaan varastohävikki
* muutokset yhteyshenkilöissä tai yhteystiedoissa, esimerkiksi tutkimushoitajan tai CRA:n vaihtuminen
* apteekkipalvelujen muutostarpeet
* tutkimuksen keston muutokset

Tutkimuksen jatkuessa oletettua pidempään, on tehtävä palveluiden jatkamispyyntö tutkimusfarmaseutille hyvissä ajoin ennen alkuperäisen tutkimusajan päättymistä. Samassa yhteydessä on apteekkiin toimitettava eettisen lautakunnan jatkoaikaa koskeva lausunto sekä päivitetty "Sopimus tutkimuksen suorittamisesta ja lupa tutkimuksen toteuttamiseksi -lomake", jos sellainen on tehty.

7. Tutkimuksen päättäminen

Toimeksiantajan, tutkijan, tutkimushoitajan tai koordinaattorin pitää ilmoittaa apteekille tutkimuksen apteekkiosuuden päättymisestä kirjallisesti, esimerkiksi sähköpostitse. Samassa yhteydessä sovitaan, mitä tutkimuksen apteekissa olevalle alkuperäisdokumentaatiolle tehdään. Alkuperäinen lääkevalmistukseen ja lääkelogistiikkaan liittyvä materiaali on hyvä toimittaa säilytettäväksi tutkijan kansioon yhdessä muun tutkimusaineiston kanssa. Tämä dokumentaatio voidaan noutaa tutkimusfarmaseutilta sairaala-apteekista kuittausta vastaan.

Jos tutkimuksesta on jäänyt lääkevarastoa, niin sovitaan kirjallisesti siitä, miten loppuvaraston suhteen menetellään. Kun varasto on saatu tyhjäksi, apteekki tekee tutkimukseen liittyvän loppulaskun ja passivoi tutkimuksen tietojärjestelmiinsä.

Kun toimeksiantajalta, tutkijalta tai koordinaattorilta on saatu tieto tutkimuksen päättymisestä, alkaa apteekissa vielä olevan materiaalin osalta 15 vuoden arkistointiaika. Tutkimusaineistoa säilytetään apteekin tiloissa noin vuosi, minkä jälkeen se siirretään päätearkistoon. Sairaala-apteekki ylläpitää luetteloa päätearkistoon siirretystä dokumentaatiosta.

Toiminnan takaa Netland AppRunner